Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus. Kittilän kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvaus antaa yleiskuvan siitä, miten Kittilän kunnan asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet.
Kuvaus sisältää tiedot asiarekisteristä, tietovarannoista, sekä niihin liittyvistä tietoaineistoista ja tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle, sekä auttaa asiakkaita yksilöimään tietopyynnön sisältö julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.
Asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta
Kittilän kunnan asiarekisteri sisältyy kunnan käyttämään asianhallintajärjestelmään, johon avataan ja kirjataan vireille tulevat asiat, niiden käsittelyvaiheet ja käsittelyvaiheiden asiakirjat metatietoineen. Palvelujen tiedonhallinnassa on käytössä myös toimialakohtaisia tietojärjestelmiä, joissa asiaa käsitellään.
Tietovarannot ja tietojärjestelmät
Tietovarannolla tarkoitetaan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai kunnan toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Kittilän kunnan tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Kittilän tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman (TOS) avulla, joka toimii samalla arkistonmuodostussuunnitelmana.
Hakuperusteet
Kittilän kunnan asianhallinta- ja tietojärjestelmistä voidaan hakea asiakirjoja mm. seuraavilla hakuperusteilla:
Asian tai asiakirjan nimi, asianumero, diaarinumero, asianosaisen tai asiaa käsittelevän henkilön nimi, päätöspäivämäärä, käsittelyprosessin tila, asian avaaja jne.
Tietovarannot
Kaikkia Kittilän kunnan tietoaineistoja ei ole saatavissa avoimen teknisen rajapinnan avulla. Kittilän kunnan tiedonhallinta koostuu 18 tietovarannosta, joissa tehdään toimialakohtaisia ja poikkihallinnollisia hallinnollisia ratkaisuja tai päätöksiä koskien kunnan lakisääteisiä palveluita.
Hallintopalvelut
Yleishallinto
Käyttötarkoitus: hallinnon järjestäminen ja ohjaus, yhteistyö, hanketoiminta, päätöksenteko, riskienhallinta ja sisäinen valvonta, tarkastustoimi, vaalien järjestäminen, tiedonhallinta, tietopalvelu, hankinnat, arkistointi ja viestintä
Keskeiset tietoaineistot: asiarekisteri, pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset, tiedonohjaussuunnitelmat, luottamushenkilörekisteri, sidonnaisuusilmoitusrekisteri, hankintasopimukset ja arkistot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, sähköinen kokous, vaalitietojärjestelmä, sidonnaisuusilmoitusjärjestelmä, tiedonkeruu- ja viestintäjärjestelmät, hankinta- ja kilpailutusjärjestelmä
Henkilöstöhallinto
Käyttötarkoitus: henkilöstöasioiden ohjaus, rekrytointi, palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen
Keskeiset tietoaineistot: työnhakijatiedot, palvelussuhdeasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten työsopimukset, palkkatiedot, työsuojelutiedot, yhteistoimintatiedot ja työajan seuranta
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, henkilöstöhallinnon järjestelmät, työajanseuranta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmä ja rekrytointijärjestelmä
Taloushallinto
Käyttötarkoitus: talousasioiden ohjaus, suunnittelu ja seuranta, rahoitus- ja varainhankinta, kirjanpito, maksuliikenne, tilinpäätös, omaisuuden hallinta
Keskeiset tietoaineistot: taloussuunnitelmat, osavuosiraportit, myönnetyt avustukset, kirjanpitoaineisto, reskontrat, tilinpäätös, omaisuusluettelo
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, taloushallinnon järjestelmät,
Työllisyyspalvelut
Käyttötarkoitus: ei-lakisääteiset työllisyyspalvelut
Keskeiset tietoaineistot: maksatuspäätökset, palvelupäätökset
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä
Sivistys- ja hyvinvointipalvelut
Opetuspalvelut
Käyttötarkoitus: esi- ja perusopetuksen sekä ja lukiokoulutuksen järjestäminen, aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestäminen, koulukuljetusten suunnittelu ja järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: oppilas-, opiskelija- ja huoltajatiedot, aamu- ja iltapäivätoimintaan osallistujat, koulukuljetusoppilaat, opiskelijoiden arviointitiedot, päättötodistukset, tuen tiedot, opinto- ja tutkintotiedot, palkitsemistiedot ja oppilashuollon tiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, oppilastietojärjestelmä, opetussovellukset
Varhaiskasvatuspalvelut
Käyttötarkoitus: varhaiskasvatuksen järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: varhaiskasvatuksen asiakastiedot, varhaiskasvatushakemukset ja varhaiskasvatussuunnitelma
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja varhaiskasvatusjärjestelmä
Kirjastopalvelut
Käyttötarkoitus: kirjastopalvelujen järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: kirjaston asiakas- ja aineistotiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja kirjaston asiakastietojärjestelmä
Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen palvelut
Käyttötarkoitus: hyvinvoinnin edistämistä tukevat toimet, palvelut ja avustukset, työpajatoiminta
Keskeiset tietoaineistot: maksatustiedot ja asiakastiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä
Kulttuuripalvelut
Käyttötarkoitus: elokuvateatteritoiminta, kulttuuripalvelujen ja tapahtumien järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: esiintyjäsopimukset, tapahtumien osallistujatiedot ja tiedottamiseen liittyvät tiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja viestintäsovellukset
Liikuntapalvelut
Käyttötarkoitus: liikuntapalvelujen ja tapahtumien järjestäminen, liikuntapaikkojen ylläpitäminen ja avustusten myöntäminen.
Keskeiset tietoaineistot: liikuntapaikkaluettelo, liikuntapalvelujen asiakastiedot, avustusten saajat
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä
Nuorisopalvelut
Käyttötarkoitus: Nuorisopalvelujen järjestäminen ja ohjaus
Keskeiset tietoaineistot: avustusten saajat ja nuorisotyön asiakastiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä ja nuorisotyön asiakastietojärjestelmä
Yhdyskuntapalvelut
Yhdyskuntatekniikka
Käyttötarkoitus: yhdyskuntatekniikan suunnittelu ja ohjaus, teiden/katujen ylläpito ja hoito
Keskeiset tietoaineistot: yksityistierekisteri, yksityistieavustusten tiedot, katu- ja yleisten alueiden suunnitelmat ja yhdyskuntatekniikan urakka-asiakirjat
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja teknisen toimen rekisterit
Maankäyttö
Käyttötarkoitus: maankäytön tehtävien, kuten kaavoituksen ja maaomaisuuden hallinnan järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: kaava-aineisto, maankäyttösopimukset, maanvuokrasopimukset ja osoitekartat
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja kaavasuunnittelujärjestelmät
Kiinteistöpalvelut
Käyttötarkoitus: Kunnan omistamien kiinteistöjen rakennusteknilliset korjaukset, huollot ja kunnossa-pito.
Keskeiset tietoaineistot: Urakointisopimukset, kiinteistö- ja rakennustiedot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä
Rakennusvalvonta
Käyttötarkoitus: rakennusvalvonnan järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: rakentamisluvat, poikkeamisluvat ja lausunnot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja rakennusvalvonnan järjestelmät
Ympäristövalvonta
Käyttötarkoitus: ympäristönsuojeluviranomaisen tehtävät
Keskeiset tietoaineistot: Ympäristönsuojelulain, maa-aineslain sekä jätelain mukaan tiettyihin toimintoihin tarvitaan lupa, ilmoitus tai rekisteröinti
Tietojärjestelmä: asianhallintajärjestelmä sekä paperiarkisto ja ympäristövalvonnan rekisterit
Kideve Elinkeinopalvelut
Käyttötarkoitus: elinvoimapalvelujen ohjaus, asiointiliikenne, yritystoiminnan ja matkailun edistäminen
Keskeiset tietoaineistot: yritysrekisteri ja hankkeiden tiedot
Tietojärjestelmä(t): yritysneuvonnan asiakastietojärjestelmä ja asianhallintajärjestelmä
Työllisyysalue
Käyttötarkoitus: lakisääteisten TE-palvelujen järjestäminen
Keskeiset tietoaineistot: asiakastiedot, maksatustiedot, lausunnot
Tietojärjestelmä(t): asianhallintajärjestelmä ja työllisyyspalvelujen järjestelmät
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Jokainen voi saada tiedon viranomaisen julkisesta asiakirjasta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaa tietopyyntöä ei tarvitse perustella, eikä tiedon pyytäjän tarvitse selvittää henkilöllisyyttään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti ja se voidaan tehdä suullisesti, sähköpostitse tai kirjeitse. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu.
Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja tietopyyntö koskee. Kittilän kunnan viranomainen voi pyytää tietopyynnön tekijää rajaamaan ja tarkentamaan pyyntöään. Tarvittaessa autamme tietopyynnön tekemisessä.
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi tarvittaessa pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti ja henkilöllisyyden todentaminen tapahtuu kunnantalolla.
Jos tietopyynnön mukaisia tietoja ei voida luovuttaa, viranomaisen on perusteltava kieltäytyminen tiedon antamisesta ja kerrottava se lainkohta, jonka perusteella tieto on salassa pidettävä tai ei-julkinen.
Tieto- ja asiakirjapyynnöt pyydetään toimittamaan Kittilän kunnan kirjaamoon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@kittila.fi. Pyyntöjä voi toimittaa myös hallinnon postilaatikkoon kunnantalolle tai postitse osoitteeseen Kittilän kunta/kirjaamo, Valtatie 15, 99100 Kittilä.
Asiakirjoista perittävät maksut
Kittilän kunta perii annetuista asiakirjoista ja tiedonhausta viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 34 § mukaisesti maksun. Lisätietoja kunnan verkkosivuilla:
