Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla).
1. Rekisterin nimi
Kittilän kunnan elintapaneuvonta
2. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilautakunta
Kittilän kunta
Valtatie15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Petteri Kinnunen vs. sivistystoimenjohtaja, petteri.kinnunen@kittila.fi puh. 040 705 7486.
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Pasi Juntunen, elintapaohjaaja, pasi.juntunen@kittila.fi, p. 040 7749 743.
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431.
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus.
Kittilän kunnan järjestämä elintapaneuvonta on työikäisille kuntalaisille, joilla on terveydellisiä riskitekijöitä, suunnattu palvelu. Palvelussa edistetään terveellisempiä elämäntapoja yksilöllisen suunnitelman mukaan. Palvelussa tehdään alkukysely elintavoista ja seurataan eri mittarein muuttuvatko elintavat ja sitä myöten koettu elämänlaatu prosessin aikana.
Asiakas hakeutuu palveluun itsenäisesti.
Elintapaneuvonta koostuu asiakastapaamisista paikalla ja etäyhteyksin.
Elintapaneuvontaa voidaan tehdä yksilö- ja ryhmätapaamisten muodoissa.
Tietoja kerätään esitietolomakkeella, verkkopohjaisilla kyselyillä ja asiakastapaamisten kirjauksilla.
Tietoja käytetään palvelun tarjoamiseksi, edistymisen seuraamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Tietojasi ei käytetä muuhun tarkoitukseen.
7. Rekisterin tietosisältö
Palvelun aikana kerätään taustatietoja, sekä elintapaneuvontaprosessin seurantaan liittyviä tietoja.
Taustatietoja ovat: ohjauksessa olevan henkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti, sukupuoli ja ikä.
Elintapaneuvontaprosessiin liittyviä tietoja ovat: henkilön terveystiedot, fyysiseen- ja henkiseen toimintakykyyn, elintapoihin ja muutosmotivaatioon liittyvät tiedot.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Elintapaohjaaja saa tiedot asiakkaan itsensä antamina, kyselyjen ja keskustelun, sekä mittaustulosten kautta.
Vaikka elintapaohjausprosessissa tehdään yhteistyötä Lapin hyvinvointialueen kanssa, tietoja asiakkaasta ei välity toimijoiden välillä muutoin, kuin asiakkaan itsensä kautta.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Elintapaneuvonnan asiakastiedot saa haltuunsa ainoastaan elintapaohjaaja. Elintapaohjaajan vaihtuessa, asiakastietojen käyttö- ja tarkasteluoikeuden saa uusi elintapaohjaaja.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Elintapaneuvontaprosessin asiakastiedot säilytetään vuoden asiakassuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen, tieto anonymisoidaan ja henkilökohtaiset tiedot tuhotaan.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä säätelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
Paperinen esitietolomake sisältää asiakkaan yksilöintitietoja. Täytettyä esitietolomaketta säilytetään turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Palvelun aikana jokaiselle asiakkaalle annetaan yksilöllinen numerosarja, jota käytetään verkkopohjaisen kyselyn ja tapaamisten kirjaamisessa yksilöintitietona. Numerosarja on ainoastaan elintapaohjaajan tiedossa. Yksilöintitieto on teknisin toimenpitein suojatussa paikassa, jonne pääsy on ainoastaan elintapaohjaajalla.
Palvelun loputtua suoritetaan verkkopohjainen palautekysely. Kyselyssä ei ole yksilöintitietoja.
Verkkopohjaiset kyselyt toteutetaan Webropol kyselypohjalla. Yrityksen palvelimet sijaitsevat Suomessa.
Jokaisesta asiakastapaamisesta tehdään kirjaukset tietokoneen tiedostoon. Tiedostot ovat elintapaohjaajan salasanalla suojatussa tietokoneessa. Kirjauksissa käytetään yksilöintitietona numerosarjaa.
Asiakkaan puhelinnumerot ovat elintapaohjaajan salasanalla suojatussa puhelimessa.
Asiakkaan on mahdollista saada käyttöönsä Polar fitness- ja hyvinvointikello elintapaneuvonta palvelun aikana. Kelloa käytetään fyysisen aktiivisuuden arvioimiseen. Asiakkaan ottaessa kellon käyttöön, häntä pyydetään hyväksymään palvelun käyttöehdot ja yksityisuusperiaatteet Polar Flow -sovelluksessa rekisteröitymisen yhteydessä. Polar Electro Oy:n tietosuojakäytäntö on luettavissa osoitteesta: https://www.polar.com/fi/legal/privacy-notice
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Mikäli suostumusta tietojenkäsittelyyn ei ole, palvelua ei voida tarjota. Mikäli asiakas peruu antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn, elintapaohjauksen asiakkuus päättyy.
17. Tietoturvariskit
Elintapaohjaajan tietokoneen tai puhelimen katoaminen voisi johtaa tietojen päätymiseen vääriin käsiin. Puhelin ja tietokone ovat salasanalla suojattu.
Paperisen esitietolomakkeen päätyminen ulkopuolisten käsiin on mahdollista murron yhteydessä. Tämä vaatii murtautumista useampaan tilaan.
Riski tietojen pääsemisestä ulkopuolisten käsiin on pieni, mutta mahdollinen.
