Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Kestävämpi Kittilä -hanke
2. Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta, kunnanhallitus, Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Kittilän kunnan hallintojohtaja
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Hankekoordinaattori, Minna Huovinen, minna.huovinen@kittila.fi, puh. 040 626 0834
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@kittila.fi, puh. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus.
Kestävämpi Kittilä on kuntalaisille suunnattu hanke, jonka tavoitteena on ilmastoyhteistyön sekä kestävän kehityksen mukaisten elintapojen ja toimien koordinointi ja aktivointi. Hankkeen toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista. Osallistujat antavat seuraavat tiedot allekirjoittamalla sähköisen tai paperisen lomakkeen:
- Ohjausryhmän jäsenet: nimi, organisaatio ja tehtävänimike.
- Talkootyöhön osallistujat: nimi, suoritettu työ ja työskentelyn ajankohta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä myös muissa yhteyksissä, mikäli tietojen kerääminen on hankkeen toiminnan kannalta välttämätöntä. Esimerkiksi kyselylomakkeilla voidaan pyytää vastaajien yhteystietoja (sähköposti ja puhelinnumero) heidän tavoittamisekseen.
7. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja hankkeen osallistujista tarpeellisilta osin:
- nimi
- yhteystiedot (sähköposti ja/tai puhelinnumero)
- henkilön edustama organisaatio ja tehtävänimike
8. Henkilötietojen tietolähteet
Kestävämpi Kittilä -hankkeen rekisteriin tallennetaan vain vastaajan vapaaehtoisesti antamia tietoja. Tiedot annetaan täyttämällä sähköisiä tai paperisia lomakkeita tai vastaamalla hankkeen kyselylomakkeisiin.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Kestävämpi Kittilä -hankkeen rekisterin tiedot ovat hankekoordinaattorin käytössä. Lisäksi tietoja välitetään rahoittajalle rahoituspäätöksen edellyttämiltä osin (ohjausryhmän jäsenten kirjalliset suostumukset, talkootyön seurantalomakkeet). Tietoja ei luovuteta ilman kyselyyn vastaajan tai talkootyöhön tai ohjausryhmään osallistuvan erillistä suostumusta.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Kestävämpi Kittilä -hankkeen rekisteriin merkittyjä tietoja säilytetään rahoittajan vaatimusten mukaisesti kymmenen vuotta tuen viimeisen erän maksamisesta ja viisi vuotta siitä, kun Euroopan komissio maksoi suunnitelman viimeisen yhteisön rahoitusosuuden.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä säätelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
A Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Kestävämpi Kittilä -hankkeen sähköisiä tietoja säilytetään Kittilän kunnan hallinnoimalla verkkolevyllä, johon on pääsy vain hankekoordinaattorilla.
Lisäksi Kestävämpi Kittilä -hankkeen sähköisiä tietoja voidaan käsitellä kunnan käyttämässä Webpropol-asiakaskyselyohjelmassa. Ohjelmaan pääsy on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla ja erilaisin teknisin suojauksin. Tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain niihin oikeutettu työntekijä. Käyttöoikeudet annetaan työtehtävien ja työalueen perusteella ja ne määritellään erikseen eri tietojärjestelmiin. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Järjestelmien kaikkia käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Lista käyttöoikeuksista pidetään jatkuvasti ajan tasalla.
B Manuaalisesti käsiteltävät tiedot
Kestävämpi Kittilä -hankkeen paperisia henkilötietoja sisältäviä lomakkeita säilytetään hankekoordinaattorin lukitussa työhuoneessa.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77). Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Jos suostumusta tietojen käsittelyyn ei ole, henkilö ei voi osallistua hankkeen ohjausryhmään tai talkootyöhön. Yhteystietojen kerääminen on välttämätöntä tapaamisten sopimista varten. Mikäli henkilö peruu antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn, osallistuminen hankkeeseen päättyy.
17. Riskit
Hankekoordinaattorin tietokoneen tai puhelimen katoaminen voisi johtaa yhteystietojen päätymiseen vääriin käsiin. Puhelimet on lukituksella suojattu ja tietokone salasanalla suojattu.
Asiattomien henkilöiden pääsy hankekoordinaattorin työhuoneelle voisi johtaa henkilötietoja sisältävien paperisten lomakkeiden päätymiseen vääriin käsiin. Työhuone on lukittu, kun työhuoneen henkilökunta ei ole paikalla.