Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Monitoimitalo Ahmala
2. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilautakunta
Kittilän kunta
Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Petteri Kinnunen vs. sivistystoimenjohtaja, petteri.kinnunen@kittila.fi puh. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Ritva Helin, ritva.helin@kittila.fi, puh. 040 635 3176
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn oikeusperuste: Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste perustuu asiakkaan ja Kittilän kunnan väliseen sopimukseen.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
Monitoimitalo Ahmalassa toteutetaan kunnan hyvinvointipalveluiden, järjestöjen sekä vapaiden toimintaryhmien toimintaa ja siitä vastaa kunnan hyvinvointipalvelut. Osalla toimijoista on omat tilat Ahmalassa, osa käyttää yhteiskäytössä olevaa Pirttiä tai liikuntasalia ja osalla on säilytystilaa talolla.
Rekistereitä käytetään varausten hallinnointiin sekä avainrekisterin ylläpitämiseksi. Lisäksi rekistereitä käytetään kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten, ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseen mahdollisuuksien mukaan.
Monitoimitalo Ahmalan tiloissa toimiville ja säilytystilan omaaville viestitään Whatsapp:n ryhmäviestillä ja sähköpostitse.
7. Rekisterin tietosisältö
Monitoimitalo Ahmalan tilojen käyttäjän tiedot erillisellä lomakkeella: Järjestön/toimijan nimi. Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Varattu tila ja mitä tilojen käytöstä on sovittu. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät. Lupa Timleen varauksen laittamisesta ja Whatsapp ryhmään liittämisestä. Sitoutuminen sääntöjen noudattamiseen.
Monitoimitalo Ahmalan pirtin varaajan tiedot erillisellä lomakkeella: Varauksen ajankohta ja kesto. Pirtin vaaravan tahon nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät. Lupa Timleen varauksen laittamisesta. Sitoutuminen sääntöjen noudattamiseen.
Monitoimitalo Ahmalan säilytystilan varaajan tiedot erillisellä lomakkeella: Säilytyksen ajankohta ja kesto. Säilytyksen varaajan tahon nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät. Sitoutuminen sääntöjen noudattamiseen. Lupa whatsapp ryhmään liittämisestä.
Monitoimitalo Ahmalan liikuntasalivaraukset erillisellä lomakkeella: Liikuntasalivuoroja haetaan vuosittain liikuntasihteeriltä erillisellä lomakkeella, johon kirjataan hakijan tiedot (taho, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti), ryhmän arvioitu koko, onko kyseessä junioriryhmä sekä haettavat vuorot. Avainrekisteriä (toimijan nimi, avaimen luovutus ja palautus päivämäärä) hoitaa Ahmalan vastaava.
Whatsapp -ryhmässä, johon kuuluvat tilojen käyttäjät ja säilytystilan varanneet, informoidaan Ahmalan asioista ja käydään yhteistä keskustelua. Whatsapp ryhmän seuraajat näkevät toistensa tiedot, jotka henkilö on omassa Whatsapp käyttäjäprofiilissaan ilmoittanut. Seuraavat tiedot tallennetaan aina: Etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero. Rekisteriin tallennetaan myös seuraavat tiedot, mikäli käyttäjä on sallinut käyttäjäprofiilinsa asetuksista näiden näkymisen muille: Kuva henkilöstä. Vapaamuotoinen kuvaus henkilöstä sekä Henkilön vapaamuotoinen statuskuvaus, esimerkiksi ”Hei! Minä käytän Whatsappia.”
Palaverimuistiot toimitetaan tilojen käyttäjille ja säilytystilan varanneille sähköpostitse.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Monitoimitalo Ahmalan vastaava saa yhteystiedot kun toimija ottaa yhteyttä vastaavaan ja kertoo tietonsa. Lisäksi jokaisen kanssa täytetään erillinen sopimus, johon tiedot kirjataan.
Liikuntasihteeri saa liikuntasalin varaajien yhteystiedot lomakkeista, joilla salivuoroa haetaan.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Monitoimitalo Ahmalan tilojen, säilytystilojen ja Pirtin varaajien tietoja sekä avainrekisteriä käsittelee Monitoimitalon vastaava. Monitoimitalo Ahmalan liikuntasalivuorojen tietoja puolestaan käsittelee liikuntasihteeri.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena poliisille ja muille rikosperusteista tutkintaa tekeville viranomaisille sekä pelastusviranomaisille. Kunnan sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi.
Pirtin ja liikuntasalin varauskalenterissa Timlessä, näkyy kaikille julkisena toimijan nimi (esim. yhdistyksen nimi). Yksityisten ihmisten ja yritysten varaukset kirjataan Timleen yksityisinä varauksina ja tarkemmat yhteystiedot ovat vain Ahmalan vastaavalla tai liikuntasihteerillä.
oska Ahmalassa toimiville tiedottaminen tapahtuu ensisijaisesti Whatsapp –sovelluksen kautta, toimii Whatsapp-tiedottamiseen luvan antaneiden käyttäjien henkilötietojen käsittelijänä myös Whatsapp. Juridisena käsittelijänä toimii Whatsapp Ireland Limited, mikäli rekisteröidyn henkilön puhelinliittymä on Euroopan talousalueella toimivan operaattorin liittymä. Whatsapp-palvelu käyttäessä henkilö hyväksyy, että Whatsapp käsittelee hänen henkilötietojaan omien tietosuojaehtojensa mukaisesti. Nämä ehdot ovat luettavissa verkossa osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/. Tietojen käsittelijänä toimiva Whatsapp saattaa käyttää tietoja omissa tietosuojaehdoissaan kuvatulla tavalla myös sellaisiin automaattiseen käsittelyyn perustuviin tarkoituksiin, joita tässä ei ole kuvattu.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lomakkeilla kerättyjä tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle
Whatsapp voi omien ehtojen puitteissa siirtää tiedot myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle omien tietosuojaehtojensa mukaisesti.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Monitoimitalo Ahmalan vastaava säilyttää yhteystiedot ja lomakkeet niin kauan kun sopimus on voimassa. Lomakkeet tuhotaan sen vuoden lopussa, jolloin avaimet on palautettu.
Liikuntasalivuorojen hakulomakkeet hävitetään varatun ajan loputtua.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä säätelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
Sopimuslomakkeet säilytetään kansiossa Monitoimitalo Ahmalan vastaavan ja liikuntasihteerin lukitusta kaapissa.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Jos suostumusta tietojen käsittelyyn ei ole, sopimusta tilojen käytöstä tai säilytystilasta on käytännössä mahdotonta aloittaa.
