Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Monitoimitalo Ahmala
2. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilautakunta
Kittilän kunta
Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Petteri Kinnunen vs. sivistystoimenjohtaja, petteri.kinnunen@kittila.fi puh. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Ritva Helin, ritva.helin@kittila.fi, puh. 040 635 3176
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn oikeusperuste: Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste perustuu asiakkaan ja Kittilän kunnan väliseen sopimukseen avainten käytöstä.
Keskeinen lainsäädäntö: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
Monitoimitalo Ahmala on järjestöjen ja vapaiden toimintaryhmien käytössä ja siitä vastaa kunnan hyvinvointipalvelut. Osalla toimijoista on omat tilat Ahmalassa, osa käyttää yhteiskäytössä olevaa Pirttiä ja osalla on säilytystilaa talolla.
Rekistereitä käytetään varausten hallinnointiin sekä avainten luovuttamisen ja palauttamisen rekisterin ylläpitämiseksi. Lisäksi rekistereitä käytetään mahdollisuuksien mukaan kiinteistöillä tapahtuneiden rikosten, ilkivallan sekä muiden väärinkäytösten selvittämiseen mahdollisuuksien mukaan.
Whatsapp ja Timle
7. Rekisterin tietosisältö
Monitoimitalo Ahmalan tilojen käyttäjän tiedot: Järjestön/toimijan nimi. Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Varattu tila ja mitä tilojen käytöstä on sovittu. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät.
Monitoimitalo Ahmalan pirtin varaajan tiedot: Varauksen ajankohta ja kesto. Pirtin vaaravan tahon nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät. Lisäksi varauksen tiedot näkyvät yhteisessä Timle kalenterissa.
Monitoimitalo Ahmalan säilytystilan varaajan tiedot: Säilytyksen ajankohta ja kesto. Säilytyksen varaajan tahon nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Avainten luovutus- ja palautuspäivänmäärät.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Monitoimitalo Ahmalan vastaava saa yhteystiedot asiakkaasta kun toimija ottaa yhteyttä vastaavaan ja kertoo tietonsa. Lisäksi jokaisen kanssa täytetään erillinen sopimus, johon tiedot kerätään.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Monitoimitalo Ahmalan tiedot saa vain se Monitoimitalo Ahmalan vastaava.
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, poikkeuksena poliisille ja muille rikosperusteista tutkintaa tekeville viranomaisille sekä pelastusviranomaisille. Kunnan sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Monitoimitalo Ahmalan vastaava säilyttää yhteystiedot ja lomakkeet niin kauan kun "asiakkuus" kestää. Lomakkeet tuhotaan sen jälkeen kun sopimus on päättynyt ja avaimet on palautettu.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä säätelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
Lomakkeet säilytetään kansiossa Monitoimitalo Ahmalan vastaavan lukitusta kaapissa.
Monitoimitalo Ahmalalla on myös oma whatsapp ryhmä.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Jos suostumusta tietojen käsittelyyn ei ole, sopimusta tilojen käytöstä tai säilytystilasta on käytännössä mahdotonta aloittaa .
