Tietosuojaseloste: Omaishoitajien virkistysavustusrekisteri

Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)

1. Rekisterin nimi

Omaishoitajien virkistysavustusrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Kittilän kunta, hyvinvointilautakunta, Valtatie 15, 99100 KITTILÄ

p. 0400 356500 (vaihde), kirjaamo@kittila.fi

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kittilän kunnan sivistystoimenjohtaja

4. Rekisterin yhteyshenkilö

Hyvinvointikoordinaattori

5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset:

Omaishoitajien virkistysavustushakemusten käsittely ja maksatus
Hakijatilaston tuottaminen Kittilän kunnan käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita

Käsittelytavat

Avustusta voi hakea sähköisesti Visma Sign –järjestelmän kautta, joka mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen, tai paperisella lomakkeella. Hakemukseen vaadittavat liitteet voi toimittaa saman järjestelmän kautta, salatulla sähköpostilla tai paperisena versiona. Omaishoitajasopimuksen paperiversion näyttäminen ei edellytä sopimuksen jättämistä kunnalle.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten)

Keskeinen lainsäädäntö: https://www.privacy-regulation.eu/fi/6.htm

7. Rekisterin tietosisältö

Järjestelmissä, sähköisissä ympäristöissä ja niiden ulkopuolella käsiteltävät tietosisällöt

hakijan nimi, osoite- ja yhteystiedot, henkilötunnus
omaishoitosopimuksen alkamispäivä
pankkiyhteystiedot avustuksen maksamista varten
hakemus ja hakemuksen liitteet

8. Henkilötietojen tietolähteet

Avustuksen hakija täyttää avustushakemuksen ja ilmoittaa tarvittavat tiedot hakemuksessaan ja sen liitteissä.

Kotikunnan tarkistusta varten käytetään DVV:n VTJkysely-työkalua.

9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät prosessin eri vaiheissa kunnan työntekijät. Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilyttämisaika

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Kittilän kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.

Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja (hakemus) säilytetään se aika, jonka hakemusten käsittely ja maksuprosessin toteuttaminen vaatii. Tämän jälkeen hakemukset hävitetään.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta

A Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.

Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävässään prosessin eri vaiheissa.

Sähköiset ylläpitojärjestelmät:

Visma Sign –järjestelmää käytettäessä sähköinen hakemus ja mahdollisesti sen liitteenä toimitetut liitteet näkyvät niille henkilöille, jotka työnsä puolesta pääsevät kansioon, sekä Visma Sign –pääkäyttäjille.

Viranhaltijapäätös tehdään kunnan sähköisessä asianhallintajärjestelmä Dynastyssa.

Maksatuksessa tietoja käsitellään henkilöstöhallintorekisterissä (CGI HR Populus- järjestelmä) sekä taloushallinnon maksatusjärjestelmässä (Nomentia Banking/Cash Management).

B Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään valmistelusta vastaavan henkilöstön työhuoneissa Kittilän kunnantalolla osoitteessa Valtatie 15 Kittilä, kansioissa tai mapeissa, jotka sijoitetaan lukittaviin kaappeihin.

13. Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.

Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko

a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai

b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

Tietopyyntö osoitetaan:

- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla

- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona

Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa

https://kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa

14. Oikeus tiedon oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Henkilökäyttäjänä työntekijä pääsee omiin perustietoihinsa ja voi niitä henkilötietojen muutoslomakkeella myös korjata.

Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus.

Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisupyyntö osoitetaan: