Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Kittilän Perhejelppi
2. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilautakunta
Kittilän kunta
Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Petteri Kinnunen vs. sivistystoimenjohtaja, petteri.kinnunen@kittila.fi puh. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Terhi Tammela, perhejelppari, terhi.tammela@kittila.fi, p. 040 664 1244
Tiina Korhonen, perhejelppari, tiina.korhonen@kittila.fi, p. 040 652 8587
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus.
Kittilän Perhejelppi on lyhytaikaista ja matalankynnyksen palvelua raskaana oleville sekä alle kouluikäisten lasten perheille. Perhejelppi tukee ja ohjaa perheitä arjen haastavissa tilanteissa. Asiakas pyytää perhejelppiä itse, ottamalla yhteyttä suoraan perhejelppareihin. Asiakkaan tarkemmat tiedot saadaan aloituspalaverissa, jossa ovat paikalla asiakas (läsnä tai teamsin kautta) ja asiakkaan vastaanottava perhejelppari.
Aloituspalaverissa käydään läpi perhejelpin säännöt sekä tiimityöskentelyä perhejelppareiden välillä. Perheen kanssa täytetään kuljetussopimus, muita kirjauksia perhejelpistä ei tehdä.
7. Rekisterin tietosisältö
Perhejelpin asiakkaan yhteistiedot: nimi, osoite ja puhelinnumero. Kuljetussopimuksessa tiedot lasten kuljettamisesta autolla (istuinmalli, kulkusuunta ja vanhemman lupa)
8. Henkilötietojen tietolähteet
Perhejelppi saa yhteystiedot asiakkaasta aloituspalaverissa, jossa asiakas on itse paikalla (joko läsnä tai etänä) ja joka on kutsuttu kokoon asiakkaan luvalla.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Perhejelpin asiakastiedot saa vain se perhejelppari, jolle perhe tulee asiakkaaksi. Perhejelpparit toimivat kuitenkin tiiminä ja suunnittelevat yhdessä perheen tukemista. Yhteistyö perustuu perheen hyvinvoinnin edistämiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Perhettä koskevaa tietoa ja kuulumisia jaetaan vain siltä osin kuin se on tarpeellista yhteisen työn ja tuen suunnittelun kannalta. Tarvittaessa perhettä voidaan tukea myös siten, että molemmat perhejelpparit työskentelevät yhdessä perheen kanssa.
Lain 703/2023 eli sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 64 §:ssä säädetään tilanteista, joissa sosiaalipalvelut voivat salassapitosäännösten estämättä pyytää tietoja, jotka ovat olennaisia heidän asiakassuhteiden kannalta. Ainut tieto mitä perhejelppi voi tuon lain nojalla luovuttaa sosiaalipalveluille on: onko perhe saanut perhejelppiä ja kuinka paljon.
Perhejelppareille on myös lakisääteinen velvollisuus tehdä tarvittaessa lastensuojeluilmoitus (Lastensuojelulaki (417/2007, 25§)
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Perhejelppi säilyttää asiakkaan yhteystiedot kalenterivuoden ajan. Kuljetussopimukset tuhotaan asiakkuuden päätyttyä.
Vuoden lopussa asiakastiedot poistetaan sähköisistä kalentereista ja paperiset kalenterit tuhotaan. Tilasto perhejelpin vuosittaisesta asiaskasmäärästä siirretään salasuojatun koneen tilastoarkistoon. Tilastointi perustuu tiedolla johtamisen periaatteisiin.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä säätelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
Perhejelpin asiakaskäynnit merkitään asianmukaisella salasanalla ja kaksivaiheisella tunnistautumisella suojattuun perhejelpparin henkilökohtaiseen sähköiseen kalenteriin yksityisinä merkintöinä, jolloin asiakastietoja ei näe muu kuin perhejelppari.
Perhejelppareiden paperisissa kalentereissa asiakaskäynnit on merkitty pseudonymisoituna eli koodeilla. Pseudonumisoidut koodien asiakastiedot säilytetään perhejelpparin salasana lukitussa puhelimessa/tietokoneessa.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvonta- viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Jos suostumusta tietojen käsittelyyn ei ole, perhejelpparin on käytännössä mahdotonta aloittaa perheen kanssa työskentely, koska yhteystietoja tarvitaan esim. käyntien sopimista ja oikeaan osoitteeseen saapumista varten. Mikäli asiakas peruu antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn perhejelpin asiakkuus päättyy.
17. Riskit
Perhejelpparin tietokoneen tai puhelimen katoaminen voisi johtaa yhteystietojen päätymiseen vääriin käsiin. Puhelimet on lukituksella suojattu ja tietokone salasanalla suojattu. Tietokoneita säilytetään Jelpparilassa.
