Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Kittilän perhekeskus
2. Rekisterinpitäjä
Hyvinvointilautakunta
Kittilän kunta
Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500/keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Petteri Kinnunen vs. sivistystoimenjohtaja, petteri.kinnunen@kittila.fi puh. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Ritva Helin, perhekeskuskoordinaattori, Ritva.helin@kittila.fi, puh. 040 635 3176
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on:
- kohdan 1 osalta tietosuoja-asetuksen artikla 6.1. (f) rekisterinpitäjän oikeutettu etu
- muiden kohtien osalta tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1(a) mukaisesti rekisteröidyn itsensä antama suostumus lukuun ottamatta henkilöitä, jotka ovat työsuhteessa kuntaan tai hyvinvointialueelle. Muita henkilöitä ovat kehittäjävanhemmat, perhekeskuksen asiakkaat ja kolmannen sektorin edustajat.
- 1)Kunnassa on käytössä Lapset puheeksi –menetelmä, jota käytetään eri perhekeskuksen palveluissa. Lapset puheeksi - koulutuksen käyneistä kunnan työntekijäammattilaisista ja koulutuksen tarvitsijoista pitää rekisteriä yllä perhekeskuskoordinaattori.
- 2)Kittilän perhekeskusverkostoon on kerätty kaikki yhteistyöverkostoon kuuluvat lasten, nuorten ja perheiden kanssa toimivat toimijat (hyvinvointialue, kunta ja 3.sektori). Verkostolla on oma sähköpostiryhmä helpottamaan yhteydenpitoa sekä alusta Sharepointissa, josta kaikki yhteiset materiaalit löytyvät. Lisäksi verkostoon kuuluvista jäsenistä on tehty lista (nimi, ammatti ja sähköpostiosoite). Perheille on koottu perhekeskuksen palveluopas, josta toimijoiden yhteystiedot löytävät.
- 3)Kehittäjävanhemmat osallistuvat perhekeskuksen palveluiden kehittämiseen mm. heille välitettävien kyselyiden avulla, osallistumalla kehittäjävanhempien omiin työpajoihin sekä perhekeskuksen ammattilaisten työpajoihin. Kehittäjävanhemmille viestitään Whatsapp:n yksityisviesteillä, heidän omasta toiveestaan.
- 4)Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikat –Whatsapp -kanavan käyttötarkoituksena on jakaa tietoa lapsiperheiden kohtaamispaikkatoiminnasta ja perheiden tapahtumista Whatsapp-pikaviestintäalustan välityksellä. Kanavalle liitytään kutsulinkillä.
- 5)Tapahtumakohtaiset rekisterit: Joihinkin perhekeskuksen tapahtumiin tarvitaan ilmoittautumiset. Ilmoittautumisen yhteydessä informoidaan tietosuojaan liittyvistä asioista, kuten tietojen käsittelijöistä ja säilytysajoista
7. Rekisterin tietosisältö
- 1) Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: nimi, työpaikka ja käydyn koulutusten ajankohta tai sen tarve.
- 2) Kittilän perhekeskusverkosto: nimi, ammattinimike, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä ne tiedot mitä toimija tai hänen työnantajansa on yhteystietokorttiin lisännyt.
- 3) Kehittäjävanhemmat: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- 4) Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikat – Whatsapp –kanava: Kanavan seuraajat eivät näe toistensa puhelinnumeroa, profiilikuvaa tai nimeä. Ylläpitäjä näkee vain niiden yksittäisten seuraajien tiedot, jotka ovat jo valmiiksi ylläpitäjän yhteystiedoissa. Ylläpitäjä näkee heistä henkilötiedot, jotka henkilö on omassa Whatsapp käyttäjäprofiilissaan ilmoittanut. Seuraavat tiedot tallennetaan aina: Etu- ja sukunimi sekä puhelinnumero. Rekisteriin tallennetaan myös seuraavat tiedot, mikäli käyttäjä on sallinut käyttäjäprofiilinsa asetuksista näiden näkymisen muille: Kuva henkilöstä. Vapaamuotoinen kuvaus henkilöstä sekä Henkilön vapaamuotoinen statuskuvaus, esimerkiksi ”Hei! Minä käytän Whatsappia.” Käytännössä nämä ylläpitäjälle (perhekeskuskoordinaattorille) näkyvät tallennetut yhteystiedot ovat perhekeskuksen verkoston jäseniä ja kehittäjävanhempia.
- 5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: vanhemman nimi ja puhelinnumero sekä lapsen nimi ja ikä. Tapahtuman niin vaatiessa myös erityisruokavaliot.
8. Henkilötietojen tietolähteet
- 1) Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: Lapset puheeksi koulutuksen käyneistä on kerätty tietoa perhekeskusverkoston jäseniltä kyselyllä eli menetelmän osaajat ovat itse ilmoittautuneet rekisteriin. Koulutuksen tarvitsijat on ilmoittautuneet itse tai heidän esihenkilönsä on ilmoittanut heidät perhekeskuskoordinaattorille.
- 2) Kittilän perhekeskusverkosto: Kittilän perhekeskusverkoston toimijoiden yhteystiedot ovat julkista tietoa ja he ovat antaneet luvan verkostoon liittämiselle sähköpostilla. Toimijat ovat tarkistaneet perhekeskuksen palveluoppaasta omat tietonsa.
- 3) Kehittäjävanhemmat: Kehittäjävanhemmista järjestettiin haku Kittilän perhekeskuksen sosiaalisen median kanavilla olleella ilmoituksella. Vanhemmat ovat itse ilmoittautuneet ja suostuneet perhekeskuksen kehittäjävanhemmaksi, ilmoittamalla yhteystietonsa perhekeskuskoordinaattorille sähköisellä lomakkeella.
- 4) Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikat –Whatsapp –kanavalle päästään kutsulinkillä, jonka voi pyytää perhekeskuskoordinaattorilta, perhejelpparilta tai muilta ryhmässä olevilta. Neuvolan ilmoitustaululla ja Perhejelpparilassa on myös qr-koodina kanavan kutsulinkki. Whatsapp kanavan jäsenen informointi: Ryhmän kuvauksissa lukee: “Tämä kanava on Kittilän Lapsiperheiden kohtaamispaikkojen ja tapahtumien tiedotusta varten. Kanavalle pääsee kutsulinkillä. Muut seuraajat eivät näe sinua tai yhteystietojasi. Voit poistua kanavalta milloin vain.” Kutsulinkin klikkaamisen jälkeen jäsenen tulee vielä vahvistaa liittyminen kanavalle Seuraa –painikkeesta.
- 5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: Tapahtumasta riippuen, vanhemmat ilmoittavat lapsensa ja itsenä tapahtumaan joko Webropol-kyselyn kautta tai suoraan perhekeskuskoordinaattorille viestillä tai soittamalla
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
- 1)Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: Lapset puheeksi –koulutuksen käyneiden ja tarvitsevien tiedot säilyttää rekisterissä perhekeskuskoordinaattori, joka laittaa kutsut koulutuksiin ja tiedottaa tarvittaessa koulutuksen käyneitä.
- 2)Kittilän perhekeskusverkosto: Kittilän perhekeskusverkoston toimijat näkevät toistensa tiedot. Perhekeskuksen palveluopas ovat julkisena perhekeskuksen sivuilla.
- 3)Kehittäjävanhemmat: Kehittäjävanhempien yhteystiedot ovat vain perhekeskuskoordinaattorilla.
- 4)Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikat Whatsapp –kanavan seuraajat eivät näe toistensa tietoja. Ylläpitäjää näkee vain puhelimeensa tallentamien ihmisten tiedot. Koska kehittäjävanhemmille tiedottaminen tapahtuu Whatsapp –sovelluksen kautta ja Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikka kanavan alustana on Whatsapp, toimii heidän henkilötietojensa käsittelijänä myös Whatsapp. Juridisena käsittelijänä toimii Whatsapp Ireland Limited, mikäli rekisteröidyn henkilön puhelinliittymä on Euroopan talousalueella toimivan operaattorin liittymä. Whatsapp-palvelu käyttäessä henkilö hyväksyy, että Whatsapp käsittelee hänen henkilötietojaan omien tietosuojaehtojensa mukaisesti. Nämä ehdot ovat luettavissa verkossa osoitteessa https://www.whatsapp.com/legal/. Tietojen käsittelijänä toimiva Whatsapp saattaa käyttää tietoja omissa tietosuojaehdoissaan kuvatulla tavalla myös sellaisiin automaattiseen käsittelyyn perustuviin tarkoituksiin, joita tässä ei ole kuvattu.
- 5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: Tapahtumien ilmoittautuneita käsittelee perhekeskuskoordinaattori sekä mahdolliset muut tilaisuuden järjestäjät. MAININTA WEBROPOLISTA
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Perhekeskuskoordinaattorilla olevia tietoja ei luovuteta EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle.
Whatsapp voi omien ehtojen puitteissa siirtää tiedot myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle omien tietosuojaehtojensa mukaisesti.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
- 1) Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri säilytetään toistaiseksi.
- 2) Kittilän perhekeskusverkosto: Kittilän perhekeskusverkostoa ja sen materiaaleja päivitetään vuosittain. Verkostoon kuulumattomat henkilöt poistetaan verkostosta ja heidän yhteystiedot perhekeskuksen materiaaleista.
- 3) Kehittäjävanhemmat: Kehittäjävanhemmilta kysytään vuoden välein haluavatko he olla mukana vielä kehittäjävanhempina. Mikäli kehittäjävanhempi ei halua jatkaa, hänen yhteystiedot poistetaan perhekeskuskoordinaattorin puhelimesta ja tiedostoista.
- 4) Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikka –Whatsapp kanavan jäsenet poistuvat itse kanavalta niin halutessaan. Mikäli henkilö ei itse poistu kanavalta, rekisterinpitäjä poistaa tiedot, jos kanavan käyttö lopetetaan.
- 5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: Tapahtumien ilmoittautuneiden tiedot poistetaan tapahtumien jälkeen.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja- asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojen käyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus ja täsmällisyysvaatimus.
- 1) Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: Lapset puheeksi –menetelmän osaajien ja tarvitsijoiden rekisteriä säilytetään perhekeskuskoordinaattorin tietokoneessa, joka on salasana suojattu.
- 2) Kittilän perhekeskusverkosto: Kittilän perhekeskusverkostolla on oma sähköpostiryhmä sekä suljettu alusta Sharepointissa, josta löytyy yhteisessä käytössä olevat materiaalit: lista verkoston jäsenistä sekä perheiden palveluopas. Perhekeskuksen palveluopas löytyy julkisena perhekeskuksen kotisivuilta.
- 3) Kehittäjävanhemmat: Kehittäjävanhempien yhteystiedot säilytetään perhekeskuskoordinaattorin tietokoneessa, joka on salasana suojattu, sekä perhekeskuskoordinaattorin puhelimessa, joka on suojattu lukituskoodilla.
- 4) Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikka –Whatsapp -kanava on lukituksella suojatussa perhekeskuskoordinaattorin puhelimessa.
5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: Tapahtumien ilmoittautumisten tiedot säilytetään joko perhekeskuskoordinaattorin tietokoneessa, joka on salasana suojattu tai Webropol –alustalla, joka on myös salasana suojattu.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjallahenkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
Whatsapp -alustan teknisestä luonteesta johtuen henkilön tallennetut tiedot vastaavat niitä, mitä hän on itse Whatsapp-käyttäjäprofiilissaan julkaissut. Henkilö voi näin ollen oikaista virheelliset tiedot päivittämällä profiilinsa tiedot. Rekisterinpitäjä ei voi vaikuttaa asiaan. Poikkeuksen tähän muodostaa rekisteröidyn puhelinnumero, jonka poistamista rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä, mikäli se on virheellinen.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa.
- 1)Lapset puheeksi –menetelmän osaajien rekisteri: Yksittäinen toimija poistetaan rekisteristä, mikäli hän niin halua.
- 2)Kittilän perhekeskusverkosto: Työntekijöiden yhteystietojen käsitellään työtehtävään liittyvällä perusteella
- 3) Kehittäjävanhemmat ja 4) Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikka –Whatsapp -kanava: Mikäli henkilö kieltää nimensä ja puhelinnumeronsa käytön, hän eroaa samalla Whatsapp -kanavalta. Muiden tietojen käsittelyn hän voi estää Whatsapp -profiilinsa asetuksista siten, kuin alusta sen teknisesti sallii. Tämä saattaa vaikuttaa hänen henkilötietojensa näkymiseen myös muille alustan käyttäjille. Alustan teknisestä luonteesta johtuen rekisterinpitäjä ei voi vaikuttaa asiaan. Whatsapp-pikaviestintäpalvelussa ei tietoja tämän teknisen rajoituksen takia voi siirtää eri järjestelmään. Mikäli rekisteröity ei halua käyttää alustaa, hänen katsotaan kieltäneen tietojensa käsittelyn ja eronneen rekisteristä.
5) Tapahtumakohtaiset rekisterit: Mikäli henkilö ei halua antaa yhteystietojaan, hän ei voi osallistua tapahtumaan. Osallistujamääriä tarvitaan mm. tarjoilujen varaamiseen tai urheilutapahtumien sarjojen järjestemiseen.
17. Riskit
Perhekeskuskoordinaattorin tietokoneen tai puhelimen katoaminen voisi johtaa yhteystietojen päätymiseen vääriin käsiin. Puhelin on lukituksella suojattu ja tietokone salasana suojattu.
Vaikka Whatsapp -alustan käytön yleisenä riskinä on yhteystietojen päätyminen vääriin käsiin, joka voi tarkoittaa riskiä esimerkiksi petoksen kohteeksi joutumiseen tai asiattoman viestinnän kohteeksi johtumista, ei tätä riskiä ole Kittilän lapsiperheiden kohtaamispaikka –Whatsapp -kanavalla. Kanavan käyttö tiedotuskanavana em. mainitulla tavalla suojaa sen jäseniä, sillä he eivät näe toistensa tietoja.
