Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista ja rekisteröidyn informoinnista.
1. Rekisterin nimi
International House Tunturi-Lappi ja Pello -hanke
2. Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta, kunnanhallitus
Valtatie 15
99100 Kittilä
p. 0400 356 500 / keskus
kirjaamo@kittila.fi
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeen yhteydessä tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.
Kittilän kunta toimii rekisterinpitäjänä hankkeen omassa henkilötietojen käsittelyssä.
EURA 2021 -järjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii työ- ja elinkeinoministeriö. Kittilän kunnan ja hankkeen rooli EURA 2021 -järjestelmässä on kuvattu tarkemmin kohdassa 7.
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Kittilän kunnan hallintojohtaja.
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Elina Koivuniemi, projektipäällikkö
elina.koivuniemi@kittila.fi
puh. +358 40 355 1558
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@kittila.fi
puh. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet
International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeessa kehitetään Tunturi-Lapin ja Pellon alueelle kansainvälisille työnhakijoille, työntekijöille, yrittäjille ja työnantajille suunnattua palvelumallia.
Henkilötietoja käsitellään hankkeen toiminnan toteuttamiseksi, asiakaspalvelun ja tapahtumien järjestämiseksi, hankkeen toimintaan osallistuvien henkilöiden ja organisaatioiden kanssa tapahtuvaa yhteydenpitoa varten sekä hankkeen seuranta-, arviointi- ja raportointivelvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste määräytyvät käsittelyn tarkoituksen ja käytettävän järjestelmän mukaan.
EURA 2021 -järjestelmässä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelman toimeenpanoa koskevaan lainsäädäntöön. EURA 2021 -osallistujatietojen käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen. Järjestelmän kansallisesta oikeusperustasta säädetään lain 757/2021 50 §:ssä ja EU-oikeudellisesta perustasta asetuksen (EU) 2021/1060 69 artiklassa.
Webropolissa tapahtumailmoittautumisten yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen rekisteröidyn suostumukseen. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautuja hyväksyy tietojensa tallentamisen. Ilmoittautumisen käsittelemiseksi tarvittavien tietojen antaminen on edellytys ilmoittautumiselle.
Hankkeen sosiaalisen median kanavissa henkilötietoja käsitellään hankkeen viestinnän ja vuorovaikutuksen toteuttamiseksi. Kunnan velvollisuudesta tiedottaa toiminnastaan säädetään muun muassa kuntalain 29 §:ssä. Kittilän kunnan viestintäpalvelujen tietosuojaselosteessa henkilötietojen käsittelyn perusteisiin sisältyvät myös suostumus sekä kunnan lakisääteinen viestintätehtävä.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.
7. Rekisterin tietosisältö ja käytettävät järjestelmät
Hankkeessa käsiteltävät henkilötiedot säilytetään sähköisessä muodossa. Hanke ei ylläpidä henkilötietoja sisältävää paperimuotoista rekisteriä.
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät järjestelmät ja niiden käyttötarkoitukset kuvataan seuraavissa kohdissa. Selostetta täydennetään, mikäli hankkeen henkilötietojen käsittelyssä otetaan käyttöön uusia järjestelmiä.
7.1 EURA 2021 – hankkeen henkilöasiakkaat
Järjestelmän käyttötarkoitus
EURA 2021 on EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastojen ja niiden osarahoittamien hankkeiden hallinnointiin, seurantaan ja raportointiin tarkoitettu digitaalinen palvelukokonaisuus.
International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeeseen osallistuvien henkilöiden tietoja käsitellään hankkeen osallistujaseurantaa, hankkeen tulosten ja vaikutusten raportointia sekä hankkeen toteuttamista varten.
Rekisterinpitäjä
EURA 2021 -järjestelmän rekisterinpitäjä on työ- ja elinkeinoministeriö.
Kittilän kunta toimii hankkeen tuen saajana. Tuen saajan on hankkeeseen osallistuvan henkilön pyynnöstä avustettava tätä henkilötietojen tallentamisessa. Tällöin tuen saaja toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Käsiteltävät tiedot
Hankkeeseen osallistuvasta henkilöstä käsitellään EURA 2021 -järjestelmässä:
- hankekoodi
- henkilötunnus
- sukupuoli
- sukunimi
- etunimet
- lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
- sähköpostiosoite
- osallistumisen aloituspäivämäärä
- korkein koulutustaso
- tieto työmarkkina-asemasta aloitushetkellä
- osallistumisen päättymispäivämäärä
- tieto työmarkkina-asemasta päättymishetkellä
- tieto hankkeen aikana mahdollisesti suoritetusta tutkinnosta tai saavutetusta ammattipätevyydestä.
Tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa hankkeeseen osallistuvalta henkilöltä itseltään. EURA 2021 käyttää lisäksi Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-tunnistuspalvelua.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Osallistujien tietoja käytetään hankkeen vaikutusten raportointiin sekä hanketoteuttajan ja osallistujan väliseen yhteydenpitoon.
Käsittely perustuu EURA 2021 -järjestelmää ja EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelman toteuttamista koskevaan lainsäädäntöön eikä osallistujan suostumukseen.
Tietojen vastaanottajat ja luovutukset
Tiedot ovat järjestelmän toimivaltaisten viranomaiskäyttäjien käytettävissä hankkeiden hallinnointia ja valvontaa varten. Tietoja voidaan luovuttaa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti myös tarkastusviranomaisille, tutkijoille ja arvioijille.
Tietojen säilytys
EURA 2021 -järjestelmän tietojen säilyttämisessä noudatetaan järjestelmän tiedonohjaussuunnitelmaa ja sovellettavaa lainsäädäntöä.
Järjestelmän muodostamia asiakirjoja säilytetään vähintään 20 vuotta hankkeen sulkemisesta. Järjestelmän muodostamat päätökset, oikaisuvaatimukset, hankkeiden loppuraportit, hanketarkastuksiin liittyvät asiakirjat ja komission maksupyynnöt säilytetään pysyvästi.
7.2 EURA 2021 – hankkeeseen osallistuvat yritykset ja muut organisaatiot
Järjestelmän käyttötarkoitus
EURA 2021 -järjestelmään tallennetaan hankkeen toimintaan osallistuvia yrityksiä ja muita organisaatioita koskevia tietoja hankkeen seuranta- ja raportointivelvoitteiden toteuttamiseksi.
Yritystä tai muuta organisaatiota koskevat tiedot eivät lähtökohtaisesti ole henkilötietoja. Organisaation yhteyshenkilöä koskevat tiedot ovat henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
EURA 2021 -järjestelmän rekisterinpitäjä on työ- ja elinkeinoministeriö.
Käsiteltävät tiedot
Hankkeeseen osallistuvasta organisaatiosta ja sen yhteyshenkilöstä käsitellään:
- organisaation nimi
- Y-tunnus
- organisaatiotyyppi
- organisaation yhteyshenkilön nimi
- yhteyshenkilön sähköpostiosoite.
Tietolähteet
Tiedot saadaan hankkeeseen osallistuvalta yritykseltä tai muulta organisaatiolta ja sen yhteyshenkilöltä sekä EURA 2021 -järjestelmän tietolähteistä.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käsitellään hankkeen toiminnan, seurannan ja raportoinnin toteuttamiseksi EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelmaa koskevan lainsäädännön mukaisesti.
Tietojen vastaanottajat ja luovutukset
Tiedot ovat EURA 2021 -järjestelmän toimivaltaisten viranomaiskäyttäjien käytettävissä hankkeiden hallinnointia ja valvontaa varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös tarkastusviranomaisille, tutkijoille ja arvioijille.
Tietojen säilytys
Tietojen säilyttämisessä noudatetaan EURA 2021 -järjestelmän tiedonohjaussuunnitelmaa ja sovellettavaa lainsäädäntöä.
Järjestelmän muodostamia asiakirjoja säilytetään vähintään 20 vuotta hankkeen sulkemisesta. Osa järjestelmän muodostamista asiakirjoista säilytetään pysyvästi.
7.3 Webropol – tapahtumailmoittautumiset ja kyselyt
Järjestelmän käyttötarkoitus
Webropolia käytetään hankkeessa pääasiassa hankkeen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautumisten vastaanottamiseen sekä tarvittaessa hankkeen toimintaan liittyvien kyselyiden toteuttamiseen.
Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta.
Webropol Oy toimii palvelussa Kittilän kunnan henkilötietojen käsittelijänä.
Käsiteltävät tiedot
Tapahtuman luonteesta ja ilmoittautumisen tarpeista riippuen Webropolissa voidaan käsitellä:
- nimi
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- organisaatio
- tehtävänimike
- tapahtumaa ja osallistumista koskevat tiedot
- mahdollinen erityisruokavalio
- muut ilmoittautujan itse ilmoittamat tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään vain kyseisen tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
Kyselyissä käsiteltävät tiedot määräytyvät kyselyn tarkoituksen mukaan. Henkilötietoja kerätään vain silloin, kun niiden käsittely on kyselyn toteuttamisen kannalta tarpeellista.
Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen täyttäessään Webropol-ilmoittautumis- tai kyselylomakkeen.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisen vastaanottamiseksi, osallistujien hallinnoimiseksi, tapahtuman järjestämiseksi sekä tapahtumaan liittyvää tiedottamista ja yhteydenpitoa varten.
Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen rekisteröidyn suostumukseen. Ilmoittautumisen yhteydessä ilmoittautuja hyväksyy henkilötietojensa tallentamisen.
Ilmoittautumiseen tarvittavien tietojen antaminen on edellytys ilmoittautumisen käsittelemiselle. Jos ilmoittautuja ei anna tapahtuman järjestämiseksi tarvittavia tietoja tai hyväksy niiden tallentamista, ilmoittautumista ei voida vastaanottaa.
Mahdollisen erityisruokavalion ilmoittaminen on vapaaehtoista. Tietoa käytetään ainoastaan tarjoilujen järjestämiseen. Erityisruokavaliota koskeva tieto voi sisältää tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja terveydentilaa koskevia tietoja. Siltä osin kuin erityisruokavaliotieto sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, niiden käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen.
Kyselyissä henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste määritellään kyselyn tarkoituksen ja kerättävien tietojen mukaan.
Tietojen vastaanottajat
Tietoja käsittelevät vain ne hankkeen ja Kittilän kunnan työntekijät, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.
Webropol toimii Kittilän kunnan käyttämänä palveluntarjoajana ja henkilötietojen käsittelijänä.
Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
Tapahtumailmoittautumiseen liittyvät henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen, siihen liittyvään yhteydenpitoon tai hankkeen seuranta- ja raportointivelvoitteiden täyttämiseen.
Erityisruokavaliota koskevat tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita kyseisen tapahtuman tarjoilujen järjestämiseen.
Kyselyaineistojen säilytysaika määräytyy kyselyn käyttötarkoituksen perusteella. Henkilön tunnistamisen mahdollistavat tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty.
7.4 Facebook ja Instagram – hankkeen sosiaalisen median kanavat
Palvelujen käyttötarkoitus
International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeella on Facebook- ja Instagram-tilit, joita käytetään hankkeen viestintään, tapahtumista ja palveluista tiedottamiseen, hankkeen toiminnan tunnetuksi tekemiseen sekä vuorovaikutukseen hankkeen kohderyhmien ja muiden sidosryhmien kanssa.
Rekisterinpitäjä ja palveluntarjoaja
Kittilän kunta vastaa siitä henkilötietojen käsittelystä, jota se suorittaa hankkeen Facebook- ja Instagram-tilien ylläpitäjänä.
Facebook- ja Instagram-palvelut tarjoaa Meta. Meta käsittelee palveluiden käyttäjien henkilötietoja myös omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Käsiteltävät tiedot
Hankkeen Facebook- ja Instagram-kanavien yhteydessä voidaan käsitellä:
- käyttäjän nimi ja käyttäjätunnus
- käyttäjän julkisesti näkyvät profiilitiedot
- kommentit ja muut käyttäjän julkaisemat sisällöt
- reagoinnit ja muu vuorovaikutus hankkeen julkaisuihin
- hankkeelle lähetetyt yksityisviestit ja niiden sisältö
- muut tiedot, jotka käyttäjä itse antaa hankkeelle Facebookin tai Instagramin kautta.
Hanke ei lähtökohtaisesti tallenna sosiaalisen median palveluista saatuja henkilötietoja erilliseen rekisteriin.
Tietolähteet
Tiedot saadaan käyttäjältä itseltään hänen käyttäessään hankkeen Facebook- tai Instagram-kanavaa esimerkiksi kommentoimalla, reagoimalla julkaisuihin tai lähettämällä hankkeelle viestin.
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään hankkeen viestinnän ja vuorovaikutuksen toteuttamiseksi sekä käyttäjien yhteydenottoihin vastaamiseksi.
Facebookin ja Instagramin kautta ei pyydetä toimittamaan henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita salassa pidettäviä tai erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Mikäli yhteydenotto edellyttää sellaisten henkilötietojen käsittelyä, joita ei ole tarkoituksenmukaista käsitellä sosiaalisen median palvelussa, asiointi ohjataan hankkeen muihin asiointikanaviin.
Tietojen vastaanottajat
Hankkeen Facebook- ja Instagram-tileihin liittyviä tietoja käsittelevät ne hankkeen ja Kittilän kunnan työntekijät, joiden tehtäviin kanavien ylläpito, viestintä tai käyttäjien yhteydenottoihin vastaaminen kuuluu.
Julkisiin julkaisuihin jätetyt kommentit, reagoinnit ja muut julkiset tiedot voivat olla muiden palvelun käyttäjien nähtävissä.
Meta käsittelee palvelun käyttäjien tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Tietojen säilytys
Hankkeelle lähetettyjä yksityisviestejä käsitellään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenoton käsittelemiseksi.
Mikäli yhteydenotto edellyttää asian jatkokäsittelyä Kittilän kunnan muussa järjestelmässä, asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja voidaan käsitellä kyseisessä järjestelmässä sen käyttötarkoituksen ja säilytysperiaatteiden mukaisesti.
Metan omasta henkilötietojen säilyttämisestä vastaa Meta omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
7.5 PAR – hankkeen asiakastietojärjestelmä
Järjestelmän käyttötarkoitus
PAR-järjestelmää käytetään International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeen pidempikestoiseen ohjaukseen osallistuvien henkilöasiakkaiden asiakastietojen ja asiakasprosessien hallintaan sekä hankkeen asiakastyön seurantaan, tilastointiin ja raportointiin.
Hankkeen palveluihin ja pidempikestoiseen ohjaukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Asiakkaan tietoja tallennetaan PAR-järjestelmään hänen suostumuksellaan.
Järjestelmään voidaan kirjata asiakkaan perustietoja, asiakkuuden etenemiseen liittyviä tietoja, asiakastyössä toteutettuja tapaamisia, palveluita ja toimenpiteitä sekä asiakastyön kannalta tarpeellisia muistiinpanoja.
Järjestelmästä voidaan muodostaa hankkeen seurantaa, arviointia ja raportointia varten tilastotietoja, joista yksittäistä asiakasta ei voida tunnistaa.
Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta.
Kittilän kunta vastaa International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeen PAR-järjestelmään tallennettavista asiakastiedoista sekä siitä, mitä henkilötietoja järjestelmään tallennetaan ja kenellä on oikeus käsitellä niitä.
Käsiteltävät tiedot
Asiakkaasta voidaan käsitellä asiakkuuden ja palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:
- nimi ja muut asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavat perustiedot
- yhteystiedot
- asiakkaan asuin- tai kotikuntaa koskevat tiedot
- asiakkaan asiointikieli ja muut palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset taustatiedot
- asiakkuuden alkamista, päättymistä ja etenemistä koskevat tiedot
- asiakkaalle tarjottuja palveluja, ohjausta ja neuvontaa koskevat tiedot
- tapaamisia ja yhteydenottoja koskevat tiedot
- asiakasprosessin tavoitteita ja toteutumista koskevat tiedot
- asiakastyössä syntyvät tarpeelliset muistiinpanot
- asiakkuuden seurannan ja hankkeen raportoinnin kannalta tarpeelliset tiedot.
Järjestelmään kirjataan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakkaan palvelun, asiakasprosessin, hankkeen toiminnan tai hankkeen seuranta- ja raportointivelvoitteiden toteuttamiseksi.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muita arkaluonteisia henkilötietoja ei kirjata järjestelmään, ellei niiden käsittely ole asiakkaan asian hoitamiseksi välttämätöntä ja käsittelylle ole tietosuojalainsäädännön mukaista perustetta.
Tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään asiakaspalvelun, neuvonnan, ohjauksen ja muun asioinnin yhteydessä.
Tietoja voidaan saada myös muulta viranomaiselta, palveluntuottajalta tai yhteistyötaholta silloin, kun tietojen saamiselle ja käsittelylle on lakiin, asiakkaan suostumukseen tai muuhun asianmukaiseen käsittelyperusteeseen perustuva oikeus.
Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakkaan palvelutarpeen selvittämiseksi, neuvonnan ja ohjauksen järjestämiseksi, pidempikestoisen asiakasprosessin ja sovittujen toimenpiteiden seuraamiseksi, asiakkaan kanssa tapahtuvaa yhteydenpitoa varten sekä hankkeen toiminnan seurantaa ja raportointia varten.
Henkilötietojen käsittely PAR-järjestelmässä perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen rekisteröidyn suostumukseen.
International House Tunturi-Lappi ja Pello -hankkeen palveluihin osallistuminen on vapaaehtoista. Asiakkaalle kerrotaan ennen tietojen tallentamista PAR-järjestelmään, mitä tietoja hänestä tallennetaan, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja miten hän voi käyttää henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä oikeuksiaan.
Asiakas voi peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tietojen vastaanottajat ja luovutukset
PAR-järjestelmään tallennettuja henkilötietoja käsittelevät vain ne hanketiimin jäsenet, joiden työtehtävät edellyttävät kyseisten asiakastietojen käsittelyä.
Henkilötietoja ei luovuteta sivullisille ilman lakiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta taikka muuta asianmukaista käsittelyperustetta.
Asiakastiedoista voidaan muodostaa hankkeen seurantaa, arviointia ja raportointia varten tilastotietoja, joista yksittäistä asiakasta ei voida tunnistaa.
Tietojen säilytys
PAR-järjestelmään tallennettuja asiakastietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista asiakkuuden, hankkeen toiminnan tai hankkeen seuranta- ja raportointivelvoitteiden kannalta taikka kuin sovellettava lainsäädäntö, Kittilän kunnan tiedonohjaussuunnitelma tai muut kuntaa velvoittavat määräykset edellyttävät.
Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan säilytysajan päätyttyä.
Tietojen suojaaminen
PAR-järjestelmä ja siihen tallennetut tiedot sijaitsevat Kittilän kunnan suljetulla verkkolevyllä. Järjestelmä on tallennettu kansioon, johon on käyttöoikeus vain International House Tunturi-Lappi ja Pello -hanketiimin jäsenillä.
Pääsy PAR-järjestelmään on lisäksi suojattu salasanalla.
Käyttöoikeudet rajataan hanketiimin työntekijöille, joiden työtehtävät edellyttävät asiakastietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet poistetaan, kun henkilön työtehtävät muuttuvat tai henkilötietojen käsittelytarve päättyy.
Asiakastietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään.
EURA 2021 -järjestelmässä tietoja saadaan lisäksi järjestelmän tietosuojakäytännössä määritellyistä viranomaislähteistä ja Suomi.fi-tunnistuspalvelusta.
Webropolissa tiedot saadaan rekisteröidyn täyttämältä ilmoittautumis- tai kyselylomakkeelta.
PAR-järjestelmään tallennettavat asiakastiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään asiakaspalvelun, neuvonnan, ohjauksen ja muun asioinnin yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös muilta tahoilta silloin, kun tietojen saamiselle ja käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste.
Facebookissa ja Instagramissa tiedot saadaan käyttäjältä hänen käyttäessään hankkeen sosiaalisen median kanavia.
Yrityksen tai muun organisaation yhteyshenkilön tietoja voidaan saada myös hänen edustamaltaan organisaatiolta.
9. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Kittilän kunnan rekisterinpitäjänä käsittelemiä henkilötietoja käsittelevät vain ne hankkeen ja Kittilän kunnan työntekijät, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät palveluntarjoajat voivat toimia Kittilän kunnan henkilötietojen käsittelijöinä sopimusten mukaisesti.
EURA 2021 -järjestelmän tietojen vastaanottajat ja käyttöoikeudet määräytyvät järjestelmää koskevan lainsäädännön ja työ- ja elinkeinoministeriön määrittelemien käyttöoikeuksien mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun luovuttamiseen on lakiin perustuva velvollisuus tai oikeus.
Tilastointi- ja raportointitarkoituksissa tietoja käsitellään mahdollisuuksien mukaan siten, ettei yksittäinen henkilö ole tunnistettavissa.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
EURA 2021 -järjestelmän tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Webropol ilmoittaa, ettei palvelussa siirretä tai käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
11. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty, tai kuin lainsäädäntö, hankkeen rahoitusehdot, tiedonohjaussuunnitelma tai muut rekisterinpitäjää velvoittavat määräykset edellyttävät.
Järjestelmäkohtaiset säilytysajat ja -periaatteet on kuvattu kohdassa 7.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Hankkeen henkilötietoja käsitellään ja säilytetään sähköisessä muodossa. Hanke ei ylläpidä henkilötietoja sisältävää paperimuotoista rekisteriä.
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan niiden asianmukainen turvallisuus sekä suojaaminen luvattomalta tai lainvastaiselta käsittelyltä ja vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan käyttötarkoitussidonnaisuuden, tietojen minimoinnin, täsmällisyyden, säilytyksen rajoittamisen sekä eheyden ja luottamuksellisuuden periaatteita.
Järjestelmien käyttöoikeudet myönnetään työtehtävien perusteella ja poistetaan, kun työtehtävät muuttuvat tai henkilötietojen käsittelytarve päättyy.
Järjestelmät ja päätelaitteet suojataan käyttäjätunnuksilla, salasanoilla sekä muilla Kittilän kunnan ja järjestelmätoimittajien käyttämillä teknisillä ja organisatorisilla suojausmenetelmillä.
Webropol-järjestelmän käyttö on rajattu niille työntekijöille, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä. Webropolin mukaan sen sähköiset tiedot on suojattu teknisin keinoin ja palveluntarjoajan henkilöstön pääsy henkilötietoihin on rajattu nimettyihin tehtäviin.
PAR-järjestelmä ja siihen tallennetut tiedot sijaitsevat Kittilän kunnan suljetulla verkkolevyllä kansiossa, johon on käyttöoikeus vain International House Tunturi-Lappi ja Pello -hanketiimin jäsenillä. Pääsy PAR-järjestelmään on lisäksi suojattu salasanalla. Käyttöoikeudet poistetaan, kun henkilön työtehtävät muuttuvat tai henkilötietojen käsittelytarve päättyy.
EURA 2021 -järjestelmää käytetään vahvan Suomi.fi-tunnistautumisen kautta. Järjestelmän tietoliikenne on salattu ja käyttöoikeudet määräytyvät työtehtävien mukaan.
Facebook- ja Instagram-tilien ylläpito-oikeudet rajataan työntekijöille, joiden työtehtäviin hankkeen sosiaalisen median viestintä kuuluu.
Henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.
Kittilän kunnan rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja koskeva tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisterin yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona.
Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake löytyvät Kittilän kunnan verkkosivuilta kohdasta Tietosuoja Kittilän kunnassa. Tämä vastaa kunnan nykyisissä tietosuojaselosteissa käytettyä menettelyä.
EURA 2021 -järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja koskevat tietopyynnöt tehdään EURA 2021 -tietosuojakäytännön mukaisesti työ- ja elinkeinoministeriölle.
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot sekä tarvittaessa täydentää puutteellisia tietoja.
Kittilän kunnan rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja koskeva oikaisupyyntö tehdään Kittilän kunnan ohjeiden mukaisesti.
EURA 2021 -järjestelmässä käsiteltävien tietojen oikaisemisessa noudatetaan EURA 2021 -järjestelmän ja työ- ja elinkeinoministeriön ohjeita.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.
Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 77 artiklaan.
16. Muut rekisteröidyn oikeudet ja seuraukset tietojen antamatta jättämisestä
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja oikeusperusteen perusteella.
Rekisteröidyllä voi käsittelytilanteesta riippuen olla oikeus:
- pyytää henkilötietojensa poistamista
- pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
- saada itse toimittamansa henkilötiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen
- peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Oikeudet eivät ole kaikissa käsittelytilanteissa ehdottomia, vaan niiden soveltuminen riippuu käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta.
EURA 2021 -järjestelmän osallistujatietojen käsittely ei perustu osallistujan suostumukseen.
Webropol-ilmoittautumisen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Jos ilmoittautuja ei anna tapahtuman järjestämiseksi tarvittavia henkilötietoja tai hyväksy niiden tallentamista, ilmoittautumista ei voida käsitellä.
PAR-järjestelmään tallennettavien asiakastietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen. Hankkeen palveluihin ja pidempikestoiseen ohjaukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Asiakas voi peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Mahdollisen erityisruokavalion ilmoittaminen on vapaaehtoista eikä tiedon ilmoittamatta jättäminen estä tapahtumaan ilmoittautumista.
Vapaaehtoisiin kyselyihin vastaaminen on vapaaehtoista, ellei kyseisen kyselyn yhteydessä ilmoiteta muusta käsittelyperusteesta.
17. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit ja niiden hallinta
Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä mahdollisia riskejä ovat esimerkiksi:
- käyttäjätunnusten tai käyttöoikeustietojen joutuminen asiattoman henkilön haltuun
- päätelaitteen katoaminen tai joutuminen asiattoman henkilön haltuun
- henkilötietojen lähettäminen tai luovuttaminen vahingossa väärälle vastaanottajalle
- liian laajat tai tarpeettomat käyttöoikeudet
- tietojärjestelmään tai palveluun kohdistuva tietoturvaloukkaus.
Riskejä hallitaan Kittilän kunnan tietoturva- ja tietosuojakäytännöillä, käyttöoikeuksien hallinnalla, käyttäjien tunnistamisella, päätelaitteiden suojauksella, henkilöstön ohjeistuksella sekä järjestelmätoimittajien teknisillä ja organisatorisilla suojaustoimenpiteillä.
Käyttöoikeudet rajataan työtehtävien perusteella ja poistetaan, kun työtehtävät muuttuvat tai henkilötietojen käsittelytarve päättyy.
