Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Kittilän kunnan uuden kuntalaisen tervetulopaketti
2. Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta, hyvinvointilautakunta
Osoite: Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500 / keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Nimi: Petteri Kinnunen, sivistystoimenjohtaja
Yhteystiedot: petteri.kinnunen(at)kittila.fi, p. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Emma Luukko, hyvinvointikoordinaattori
Yhteystiedot: emma.luukko(at)kittila.fi, p. 040 5960 953
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Nimi: Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava
Yhteystiedot: tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitukset:
- uuden kuntalaisen tervetulopaketin tilauslomakkeen käsittely
- hakijatilaston tuottaminen Kittilän kunnan käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.
Uuden kuntalaisen tervetulopaketin saajaksi voi ilmoittautua sähköisesti Visma Sign –verkkolomakkeen kautta, joka mahdollistaa sähköisen tunnistautumisen. Lomakkeen täyttämällä antaa suostumuksen tietojen käsittelyyn. Suostumuksen voi peruuttaa sähköpostitse, sähköposti osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten)
7. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmien ja sähköisten ympäristöjen tietosisällöt
- hakijan nimi, osoite- ja yhteystiedot
- talouden henkilömäärä
- kuntaan muuttamisen päivämäärä
8. Henkilötietojen tietolähteet
Tervetulopaketin hakija täyttää tilauslomakkeen ja ilmoittaa tarvittavat tiedot hakemuksessaan.
Kotikunnan ja osoitetietojen tarkistusta varten käytetään Digi- ja väestötietoviraston VTJkysely-työkalua. Kotikunta- ja osoitetietojen ajantasaisuus voidaan tarkistaa Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä.
9. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Visma Sign –järjestelmää käytettäessä sähköinen hakemus näkyy niille henkilöille, joilla on työnsä puolesta pääsy kansioon, sekä Visma Sign –pääkäyttäjille. Uuden kuntalaisen tervetulopaketin jakaminen tapahtuu kunnan neuvontapisteessä, joten tiedot näkyvät myös palveluneuvojalle/-neuvojille.
Visma Solutions Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä Visma Sign -palvelun osalta kunnan lukuun.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttäminen
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Kittilän kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.
Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
Sähköiset ylläpitojärjestelmät:
- Visma Sign
- Excel-tiedostot, hakemusasiakirjat liitteineen
Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään kansioissa tai mapeissa valmistelusta vastaavan henkilöstön työhuoneissa Kittilän kunnantalolla osoitteessa Valtatie 15, 99100 Kittilä.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö osoitetaan:
• postitse lähetettynä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle tai
• asioimalla henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, jossa tarkistetaan henkilöllisyys
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/
https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet ja seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetus art. 17) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin tietosuoja-asetuksen artiklan 17 momentin 1 edellytyksistä täyttyy. Oikeutta tietojen poistamiseen ei ole mm. jos lakisääteisen velvoitteen noudattaminen edellyttää tietojen käsittelyä tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista (tietosuoja-asetus art. 18) Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä, jos jokin 18 artiklan 1 mom. a)-d) kohdan edellytyksistä täyttyy.
Tervetulopaketin saamisen edellytyksenä ovat hakijoiden toimittamat ajantasaiset tiedot. Mikäli tietoja ei toimiteta, voi paketin saaminen estyä.
