Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Kittilän kunnan vauvaraha
2. Rekisterinpitäjä
Kittilän kunta, hyvinvointilautakunta
Osoite: Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500 / keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Nimi: Petteri Kinnunen, sivistystoimenjohtaja
Yhteystiedot: petteri.kinnunen(at)kittila.fi, p. 040 705 7486
4. Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Emma Luukko, hyvinvointikoordinaattori
Yhteystiedot: emma.luukko(at)kittila.fi, p. 040 5960 953
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Nimi: Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava
Yhteystiedot: tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitukset:
- vauvarahahakemusten käsittely
- hakijatilaston tuottaminen Kittilän kunnan käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita.
Vauvarahaa voi hakea sähköisesti Visma Sign –järjestelmän kautta, joka mahdollistaa sähköisen allekirjoituksen, tai paperisella lomakkeella. Hakemukseen vaadittavat liitteet voi toimittaa Visma Sign –järjestelmän kautta, sähköpostitse tai paperisena versiona.
Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta (rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten)
7. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmien ja sähköisten ympäristöjen tietosisällöt
- hakijan nimi, osoite- ja yhteistiedot (yhden tai kummankin huoltajan osalta)
- vauvan tiedot (henkilötunnus, nimi, syntymäaika)
- pankkiyhteys vauvarahan maksamista varten
- hakemuslomake
- hakemuksen liitteenä etuusverokortti
8. Henkilötietojen tietolähteet
Vauvarahan hakija täyttää vauvarahahakemuksen ja ilmoittaa tarvittavat tiedot hakemuksessaan.
Kotikunnan tarkistusta varten käytetään Digi- ja väestötietoviraston VTJkysely-työkalua.
9. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Visma Sign –järjestelmää käytettäessä sähköinen hakemus ja mahdollisesti sen mukana toimitetut liitteet näkyvät niille henkilöille, joilla on työnsä puolesta pääsy kansioon, sekä Visma Sign –pääkäyttäjille. Vauvarahan maksatusta varten hakemukset toimitetaan kunnan palkkasihteerille.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilyttäminen
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan Kittilän kunnan arkistonmuodostussuunnitelmaa / tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä.
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet /Tiedot henkilötietojen säilytyksestä ja turvaamisesta
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen (tietosuoja-asetus 5 artikla 1 f-kohta). Tietojen käsittelyä sääntelee mm. tietojenkäyttötarkoitussidonnaisuus, tarpeellisuusvaatimus, täsmällisyysvaatimus.
Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
Sähköiset ylläpitojärjestelmät:
- Visma Sign
- Excel-tiedostot, hakemusasiakirjat liitteineen
- maksatusasiakirjat
Manuaalinen aineisto:
Manuaalinen aineisto säilytetään kansioissa tai mapeissa valmistelusta vastaavan henkilöstön työhuoneissa Kittilän kunnantalolla osoitteessa Valtatie 15, 99100 Kittilä.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Omien tietojen tiedonsaantipyynnön perusteella sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja kaikki 15–22 ja 34 artiklaan perustuvat tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.
Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko
a) periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai
b) kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.
Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
Tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Puutteelliset tiedot rekisteröidyllä on oikeus saada täydennetyiksi, muun muassa toimittamalla lisäselvitystä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.
Oikaisupyyntö osoitetaan:
• postitse lähetettynä tietosuojaselosteessa mainitulle yhteyshenkilölle tai
• asioimalla henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, jossa tarkistetaan henkilöllisyys
Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/
https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet ja seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Pyynnöt osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
Avustuksen maksamisen edellytyksenä ovat hakijoiden toimittamat ajantasaiset tiedot. Mikäli tietoja ei toimiteta, voi avustuksen myöntäminen ja maksaminen estyä.
