Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen seloste käsittelytoimista (30 artikla) ja rekisteröidyn informointi (12-14 artikla)
1. Rekisterin nimi
Maataloustukien hakijarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Kittilän kunnan Kideve Elinkeinopalvelut
Osoite: Valtatie 15, 99100 Kittilä
Yhteystiedot: p. 0400 356 500 /keskus, kirjaamo@kittila.fi
3. Rekisterin vastuuhenkilö
elinkeinojohtaja Katariina Palola
Yhteystiedot: Valtatie 15, 99100 Kittilä, p. 0400 955 472
4. Rekisterin yhteyshenkilö
projektisihteeri Mari Jesiöjärvi,
Yhteystiedot: Valtatie 15, 99100 Kittilä, p. 040 760 0744
5. Organisaation nimittämä tietosuojavastaava
Nimi: Katja Kaunismaa, tietosuojavastaava
Yhteystiedot: tietosuojavastaava@kittila.fi, p. 0400 356 431
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötiedot kerätään maaseutuelinkeinojen kehittämismäärärahan avustushakemusten käsittelyä, tukien myöntämistä ja maksatusta varten. Lisäksi myönnetyistä de minimis -avustuksista on tehtävä ilmoitus eAidRegister (eAIR) -rekisteriin.
Käsittelyn oikeusperusteena ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten sekä c) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
7. Rekisterin tietosisältö
Avustuksen hakijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yrityksen nimi ja y-tunnus (jos on), tilinumero.
Mikäli hakemuksen tekee muu kuin toimija itse, myös hakemuksen täyttäjän nimi, osoite ja puhelinnumero.
Mikäli avustus haetaan sähköisesti, kerätään sähköistä tunnistautumista varten myös hakemuksen allekirjoittajan henkilötunnus.
8. Henkilötietojen tietolähteet
Henkilötiedot antaa hakemuksessa hakija itse tai hakijan hyväksymä asiamies.
9. Tietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käsittelevät Kideven kunnan henkilöstö sekä maksatusten osalta Kittilän kunnan kirjanpitäjät.
Säännönmukaista tietojen luovuttamista kolmansille osapuolille ei tehdä. Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä tai luovuteta käytettäväksi suoramainontaan, markkinointiin, markkina- tai mielipidetutkimuksia varten eikä muuhunkaan käyttötarkoitukseen.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
11. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
Hakemukset tehdään joko sähköisesti Visma-järjestelmällä, täyttämällä pdf-lomake ja toimittamalla se joko sähköpostitse tai paperisena.
Hakemukset tallennetaan verkkolevylle, jonka käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on käyttäjän tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin toimintoihin.
Järjestelmää käytetään suljetussa verkkoympäristössä. Palvelinlaite säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Järjestelmän tiedoista otetaan varmuuskopio päivittäin.
Verkkopohjainen lomake täytetään Visma-järjestelmällä. Oikeudet lomakkeen tietojen tarkasteluun on ainoastaan Kideve Elinkeinopalveluiden henkilökunnalla.
Hakemuslomakkeet arkistoidaan Kittilän kunnan Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Järjestelmän käyttöoikeudet on vain niillä henkilöillä, jotka työnsä puolesta niitä tarvitsevat. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on käyttäjän tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin toimintoihin.
Maksatus tehdään Kittilän kunnan taloushallinnossa. Taloushallinnon tietosuojaselosteeseen voi tutustua osoitteessa Tietosuojaseloste Taloushallinto Kittilän kunta (pdf).
eAidRegister (eAIR) -rekisteriin tehtävissä kirjauksissa toiminimiyrittäjien nimitiedot anonymisoidaan.
12. Henkilötietojen säilyttämisaika
Kittilän kunnalla on de minimis -sääntelystä johtuva velvoite säilyttää tuen myöntämistä koskevat tiedot 10 vuoden ajan.
13. Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan:
- rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle postitse allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla
- henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona
- tarkemmat ohjeet ja tietopyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
14. Oikeus tiedon oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tarkemmat ohjeet ja oikaisupyyntölomake osoitteessa http://www.kittila.fi/tietosuoja-kittilan-kunnassa
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. Oikeus perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679 artikla 77).
Lisätietoja: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
16. Muut mahdolliset oikeudet / seuraukset, jos rekisteröity ei halua antaa tietoja
Mikäli rekisteröity ei anna hakemuksessa pyydettyjä tietoja, hakemuksia ei voida käsitellä.
